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      收藏!公司規章制度的制定和生效全流程操作指引

      2021-08-19 15:00:17 青島君揚建筑勞務有限公司 閱讀

      導讀:

      公司的規章制度是其依照法律和民主程序制定的,在內部實行的,組織勞動過程和進行勞動管理的規則和制度的總和,也稱為內部的勞動規則,是公司內部的“法律”。每個公司都有自己的規章制度,不管是成文的或是不成為文的,均用于明確本公司的各項管理制度,這既是公司規范管理及經營自主權的需要,也是保障勞動者合法權益的一項法定義務。那什么樣的規章制度才能產生法律約束力?本文就是要解決公司規章制度有效性的問題。



      一、公司規章制度的內容

      公司規章制度的內容非常廣泛,包括公司經營管理的各個方面。公司規章制度具體包含哪些內容,由公司在合法的前提下,根據自身經營需要自主決定。公司規章制度的內容具體可分為以下兩類。

      1.1 直接涉及勞動者切身利益的規章制度

      這類規章制度主要指公司的人力資源管理制度或稱為勞動人事管理制度。在勞動法律法規范疇中,規章制度通常指的就是直接涉及勞動者切身利益的制度?!秳趧雍贤ā返谒臈l規定的直接涉及勞動者切身利益的規章制度包括:勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等(俗稱“八大項”)。

      1.2  不直接涉及勞動者切身利益的規章制度

      這類規章制度主要指公司的會計財務制度、市場銷售制度、車輛使用管理制度、報銷制度、安全生產等方面的經營管理制度。不涉及勞動者切身利益規章制度的制定,屬于公司經營自主權的范圍,其制定程序沒有那么嚴格,可以不遵守《勞動合同法》第四條規定的民主程序。為了討論方便,除非特別指出,下文中的提到的規章制度僅指直接涉及勞動者切身利益的規章制度。


      二、公司規章制度的功能

      無論是從有利于公司人力資源管理來看,還是從保障勞動者享有勞動權利,督促勞動者履行勞動義務而言,建立和完善公司規章制度都有其必要性。一個運作良好、管理規范的公司應當量身打造適合本公司的規章制度。規章制度的功能主要體現在以下三個方面。

      2.1 幫助公司實現規范化管理

      公司規章制度是公司管理措施的具體表現形式,規章制度除了界定各種違紀情形外,各項具體管理制度的設定(如考勤制度、績效考核制度、勞動合同管理制度等)亦有賴于規章制度。合法完善的規章制度,有助于提升勞動者的積極性,增強公司的凝聚力和勞動者的歸屬感,從而大幅提高人力資源管理的效率,以此幫助公司實現規范化管理。

      2.2保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務

      規章制度不僅規范勞動者的行為,同時也規范用人單位的行為。規章制度一經生效,不僅勞動者受其約束,用人單位也應當嚴格遵照執行,不得任意妄為,以便保障勞動者依法行使勞動權利,保障勞動者的合法權益。對于勞動者來說,遵守勞動紀律是其應盡義務,遵守勞動紀律就是要遵守規章制度,因為規章制度具體規定了勞動紀律的要求。

      2.3作為勞動爭議案件的審理依據確定用人單位

      與勞動者的權利義務

      審理勞動爭議案件除了依據法律、法規、政策、其他規范性法律文件,以及用人單位與勞動者簽訂的勞動合同外,還可依據用人單位的規章制度確定雙方的權利義務?!蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋(一)》第五十條明確規定,通過民主程序制定的規章制度可以作為確定雙方權利義務的依據。一個生效并且完善的規章制度也具有預防和控制勞動爭議發生的功能。


      三、公司規章制度的生效要件

      實踐中,某些公司的規章制度并不完備。我國目前尚無關于規章制度的專門性法律,有關規章制度的規定散見于《勞動法》《勞動合同法》《民法典》合同編以及相關司法解釋中。下面談一談能產生法律拘束力的規章制度需要具備的生效要件。

      3.1規章制度的制定主體適格

      規章制度制定主體適格,是指制定者必須具備制定內部勞動規則的法律資格?!秳趧臃ā返谒臈l和《勞動合同法》第四條均明確規定用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度。從法律規定可知規章制度的制定主體應當是公司,而不是公司的某個部門或股東(大)會、董事會、法定代表人或總經理等。


      實踐中,為了規避規章制度制定主體不適格的風險,即使是由公司某個部門具體負責規章制度的起草工作(通常是由公司人力資源部負責,或由公司法務部或辦公室負責),最后也須以公司的名義發布,這樣才能保證規章制度的權威性和可執行性。


      公司章程作為公司治理的“憲法性文件”,如果章程中對規章制度的制定主體有明確規定的,如授予人力資源部制定,那人力資源部就是制定規章制度的適格主體。綜上可知,制定規章制度的適格主體,如果章程有特別規定的,依據章程規定執行,如果章程沒有特別規定的,以用人單位的名義制定。

      3.2規章制度的內容合法

      公司規章制度的內容必須合法,同法律相抵觸的部分無效?!秳趧臃ā返谒臈l和《勞動合同法》第四條只規定用人單位要“依法”制定規章制度,但并沒有對“法”的范圍作出具體的規定,法的外延寬泛,那到底應當包括哪些范圍?


      勞動部《關于〈中華人民共和國勞動法〉若干條文的說明》(1994年9月)第四條規定,“本條中的“依法”應當作廣義理解,指所有的法律、法規和規章。包括:憲法、法律、行政法規、地方法規,民族自治地方,還要依據地方的自治條例和單行條例,以及關于勞動方面的行政規章?!钡诎耸艞l規定,“用人單位制定的勞動規章制度違反法律、法規規定的,由勞動行政部門給予警告,責令改正;對勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。本條中的“法律、法規”主要是指勞動法律、行政法規、地方法規和國家技術標準等?!备鶕蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋(一)》第五十條規定,用人單位的規章制度不得違反政策的規定。


      綜上可知,此處的“法”作廣義的理解,用人單位的規章制度要遵守法律、法規、規章、政策以及國家技術標準等規定。但并不意味著規章制度一旦違反上述廣義的“法”,就必然引起一定的法律后果,只有嚴重到違反法律和法規,才會引起勞動行政部門介入,責令改正,給予警告等不利法律后果。

      3.3規章制度的內容合理

      公司的規章制度不但要合法,還得合理,不是說法律不禁止的,公司就可以根據需要隨意約定,如果超出了合理的范圍,也可能被認定為無效。雖然法律并沒有明確規定規章制度的內容必須合理,但在司法實踐中,發生勞動爭議時裁判機關有自主裁量權,那些明顯違背常理或者過分苛刻的規章制度一般得不到司法裁判機關的認可。


      實踐中,有些公司的規章制度雖然不違法,但不合理、不適當。如有些公司的規章制度規定一頓飯只能幾分鐘吃完;一天只能上幾次廁所,一次只能幾分鐘;遲到一分鐘、吸煙一次就可以解除勞動關系等等,上述規章制度因為不合理,所以得不到司法裁判機關的認可。
      至于合理的認定標準法律并沒有明確的規定,也無法作出統一的標準,是否合理主要屬于司法自由裁量的范疇,需根據具體情況具體認定。對此,應當依據公平原則以及是否符合正常人一般性的評判標準,同時考慮公司的類型、規模、工作崗位的特點、勞動者行為的性質以及違反規章制度的次數、違反規章制度給公司造成的損失等因素綜合評判規章制度是否合理。

      3.4規章制度制定的程序合法

      規章制度制定的程序合法是指規章制度的制定需要經過法定的民主程序。如果公司的規章制度實體內容合法、合理,但沒有經過法定的民主程序作出,也是違法的。對此,《勞動合同法》第四條作出了明確的規定。


      (1)制定規章制度民主程序的內容
      根據《勞動合同法》第四條規定,規章制度制定的民主程序分兩步。第一步是討論程序,即規章制度應當經職工代表大會或全體職工討論,提出方案和意見;第二步是協商程序,即用人單位與工會或職工代表平等協商確定規章制度內容。一般來說,公司建立工會的,與工會協商;沒有建立工會的,與職工代表協商。根據法律規定可知,工會僅參與了民主程序的第二步協商程序,但是職工代表參與了民主程序的全過程,因此,公司應當成立職工代表大會以確保規章制度制定程序的合法性。


      (2)需要經過民主程序的規章制度范圍
      如前所述,并非所有規章制度的制定均需要經過民主程序,根據《勞動合同法》第四條規定,“直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項”需要經過民主程序,其中包括“勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等”(俗稱“八大項”),其他的規章制度制定屬于公司經營自主權的范疇。對于需要經過民主程序的規章制度的范圍不能任意擴大,以免侵犯公司的經營自主權。


      (3)規章制度的制定是單決制還是雙決制
      根據《勞動合同法》第四條規定,規章制度需要用人單位與工會或職工代表平等協商確定。究竟什么是“平等協商確定”?勞資雙方意見不一時如何確定?最終是由雙方共同決定,還是由公司單方決定?這里就涉及到規章制度的制定是單決制還會雙決制的問題。在《勞動合同法》的制定過程中,就有關于規章制度是單決權還是雙決權的不同爭議,立法者最后采用了折中的立場,即規章制度制定和修改是勞資雙方民主協商基礎上的單決制。這樣規定既滿足了勞動者參與公司民主管理的需要,又尊重了公司的經營管理自主權。


      同時需要注意的是,根據《全民所有制工業企業職工代表大會條例》(1986年9月)第七條規定,職工代表大會有權審議通過廠長提出的企業的經濟責任制方案、工資調整計劃、獎金分配方案、勞動保護措施方案、獎懲辦法及其他重要的規章制度?!渡虾J新毠ご泶髸l例》(2017修正)第十條規定,“下列事項應當向職工代表大會報告,接受職工代表大會審議,并通過職工代表大會聽取職工的意見和建議:(二)企事業單位制訂、修改、決定直接涉及職工切身利益的規章制度或者重大事項,以及改革改制中職工分流安置、經濟補償等勞動關系變更的方案;”綜上可知,全民所有制企業和國有、集體及其控股企業制定涉及勞動者切身利益的規章制度時不同于其他企業,不但要經過民主程序,而且還得經過職工代表大會審議通過才能生效。


      (4)公司需要建立并完善的相關民主管理制度
      《勞動法》《公司法》都明確規定公司應當依法實行民主管理,勞動者參與公司民主管理是公司管理制度的一項重要內容。這有利于營造公司開展正常經營活動的和諧環境,符合現代公司制度發展潮流。公司依法履行規章制度制定的民主程序,必須建立如下制度。
      1)職工代表大會制度。職工代表大會是公司實行民主管理的基本形式,是協調勞動關系的重要制度,是職工行使民主管理權利的機構。建立職工代表大會是公司的法定義務,目前,部分地方已經出臺了企業民主管理條例,指導企業成立職工代表大會并規范其運行,如《上海市職工代表大會條例》(2017修正)對職工代表大會的職權、評議規則、職工代表的產生方法等都作出了明確規定。

      2)工會制度。工會通過平等協商和集體合同制度,協調勞動關系,維護企業職工勞動權益,組織職工參與本單位的民主決策、民主管理和民主監督。公司應當建立工會,這樣方便、簡化規章制度制定的民主程序,在《勞動合同法》背景下,公司沒有工會也無法完成解除勞動合同的通知程序。

      綜上,出于公司規范化管理的需要,防范用工風險的現實考慮,公司應當建立職工代表大會制度和工會制度。


      (5)規章制度的制定缺少民主程序時的效力認定
      隨著公司職工代表大會制度、工會制度等職工民主管理制度的發展,對于規章制度制定的民主程序要素的審查越來越嚴格?!秳趧雍贤ā穼嵤┖?,公司制定規章制度時未經民主程序的,一般應認定為無效。


      (6)履行民主程序證據的保存
      在勞動爭議案件中,由用人單位承擔規章制度制定經過民主程序的舉證責任,即公司要提供證據證明規章制度的制定經過了討論程序和協商程序。因此,公司應當注意收集并保存選舉職工代表的證據;在召開會議前,應制作簽到表;召開會議時,應制作會議記錄,并形成會議紀要,要求與會職工代表簽字并摁手印予以確認,以防出現舉證不能的法律風險。


      證明公司履行民主程序最重要的證據是職工代表大會的會議紀要,因此,公司職工代表大會的會議紀要一定要有:“職工代表大會依法成立,依法選舉了職工代表,并依法召開了職工代表大會,公司提出規章制度的草案經職工代表大會討論,職工代表提出方案和意見,最終公司在與職工代表平等協商確定的基礎上通過了公司規章制度?!钡阮愃频谋硎?,確保規章制度的制定符合法律要求的民主程序。

      3.5向勞動者公示

      遵照執行的前提是知道規章制度的內容,因此公示是規章制度生效的必要條件之一。司法實踐中,對規章制度公示方式的審查比較嚴格,若沒有勞動者簽字確認的已經收到或知悉規章制度內容等能夠直接證明用人單位已經履行規章制度的公示程序的證據,勞動仲裁機構、法院很難認可用人單位已經向勞動者履行了公示義務。


      (1)規章制度公示的方式
      國家層面的法律、法規沒有規定規章制度公示的具體方式,可參照某些地方性法規規定予以確定。如《江蘇省勞動合同條例》(2013修訂)第四條規定,用人單位可以通過公告欄、書面文本、電子郵件、本單位網站等便于勞動者知曉的方式公示其規章制度。實踐中,關于規章制度公示的方式常見的有如下七種。
      1)公告欄張貼。一些規模較小的公司會采用在公司的公告欄上張貼規章制度的方式以供勞動者閱讀。
      2)電子郵件通知。將規章制度建成文檔等形式通過電子郵件發送給勞動者,并要求勞動者回復確認已經知悉規章制度的內容,并保證遵照執行。采用此種公示方式時勞動者接受規章制度的郵箱地址需要事先經過雙方確認,如在勞動合同、入職申請書等文件中明確約定接受規章制度等的郵箱地址。
      3)公司網站公布。一些公司特別是實行無紙化辦公的公司,為了方便勞動者隨時查閱公司規章制度的內容,會采用在公司網站或內部局域網中公示規章制度。
      4)規章制度培訓。某些公司會采用對全體勞動者進行公司規章制度培訓的公示方法。采取此種公示方式時應由參與培訓的勞動者簽到,并記錄下培訓時間、地點、與會勞動者、培訓內容等。
      5)規章制度考試。公司組織勞動者以考試的方式來加深對規章制度內容的理解。采取此種公示方式時應保留勞動者參加考試的相關試卷等材料。
      6)規章制度傳閱。人數不多的某些公司會采用傳閱的方式公示規章制度的內容。采取此種公示方式時要求勞動者簽署規章制度告知確認表等能夠證明勞動者知悉規章制度內容的書面文件。
      7)員工手冊發放。公司將涉及勞動者切身利益的規章制度單獨匯編,取名員工手冊,每個勞動者均發放一本,有單獨發放的,有作為勞動合同附件發放的。采取此種公示方式時應由勞動者本人簽字確認領取了員工手冊。


      以上常用的7種公示方式中,前三種公示方式不建議單獨使用,利用公示欄公示絕不僅僅只是將規章制度張貼一下就了事那么簡單,雖然利用網絡技術公示顯得方便、快捷,但一旦發生勞動爭議,這三種公示方式舉證都比較困難。這三種公示方式一般需要經過公證才能得到認可,況且有些情形還無法公證,所以通過以上三種方式公示風險較高。實踐中,比較常用的是第6種和第7種公示方式,這兩種公示方式既簡單又高效。公司采用何種公示方式,可以根據其具體情況進行確定,可多種公示方式結合使用,從規避公司舉證不能的風險考慮,無論公司采用一種或多種公示方式,最好保留勞動者簽字確認的收到或知悉公司規章制度內容,并保證遵照執行的書面證據。

      3.6規章制度的內容應與勞動合同或集體合同

      約定保持一致

      實踐中,有時會出現規章制度內容與勞動合同或集體合同約定內容不一致的情形,這時應當以哪個為準?根據《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋(一)》第五十條規定,“用人單位制定的內部規章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致,勞動者請求優先適用合同約定的,人民法院應予支持?!?/p>


      除了國家的法律、法規和政策等外,勞動合同或者集體合同的效力也要高于公司的內部規章制度。這是因為,集體合同是由工會或職工代表代表全體勞動者與公司簽訂的,體現全體勞動者權益;勞動合同是單個勞動者與公司簽訂的,體現勞動者個體的權益;無論集體合同還是勞動合同都是雙方在平等自愿、協商一致的基礎上簽訂的。保護勞動者合法權益是勞動立法最為重要的目的和宗旨,所以在規章制度與勞動合同或集體合同發生沖突時,應優先適用勞動合同或集體合同的約定。


      四、規章制度的修改

      公司的規章制度需要根據現行法律的規定及自身需要不斷進行修改,因此,公司需要持續對現行實施的規章制度進行審查,以便確定是否需要修改或補充相關內容。


      規章制度的修改按照啟動主體不同具體分為兩種情形。
      (1)公司提出修改。公司根據實際需要啟動規章制度的修改,規章制度的修改程序與規章制度的制定程序一樣,需要嚴格遵守規章制度生效的全部要件。
      (2)工會或勞動者提出修改。根據《勞動合同法》第四條規定,“在規章制度和重大事項決定實施過程中,工會或者職工認為不適當的,有權向用人單位提出,通過協商予以修改完善?!边@里所謂的“工會或者職工認為不適當”,實踐中主要指規章制度的實體內容不合法或不合理的情形,這時如果工會或職工提出修改,用人單位需要予以修改,否則勞動行政部門在接到投訴、舉報后,也會責令用人單位予以改正。如果用人單位制定的規章制度完全符合規章制度生效的全部要件,工會或勞動者認為需要予以修改的,一般不會啟動修改程序。


      五、規章制度缺少生效要件的法律后果

      公司制定的規章制度缺少生效要件即為無效的規章制度,不能產生法律拘束力。無效的規章制度,對公司而言不但起不到人力資源管理的功效,還可能承擔以下不利的法律后果。

      5.1行政責任

      根據《勞動合同法》第八十條規定,用人單位直接涉及勞動者切身利益的規章制度違反法律、法規規定的,由勞動部門責令改正,給予警告。根據《勞動保障監察條例》第三十條規定,用人單位經勞動保障行政部門責令改正拒不改正,可處以2000元以上2萬元以下的罰款。

      5.2民事賠償責任

      根據《勞動合同法》第八十條規定,用人單位直接涉及勞動者切身利益的規章制度違反法律、法規規定的,給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。這里的賠償責任既包括物質賠償責任,也包括精神損害賠償責任。如果用人單位制定的規章制度侵犯了勞動者的人格權利,包括身體權、健康權、人格尊嚴等,對于這些侵權行為,勞動者可以依法主張精神損害賠償。

      5.3勞動者可以隨時解除勞動合同

      并要求經濟補償金

      根據《勞動合同法》第三十八條規定,用人單位的規章制度違反法律、行政法規規定,損害勞動者權益的,勞動者可以隨時通知用人單位解除勞動合同,并且根據《勞動合同法》第四十六條規定,勞動者依照本法第三十八條解除勞動的有權要求用人單位支付經濟補償金。用人單位的規章制度違反法律、行政法規規定,損害勞動者權益的,屬于因用人單位過錯,勞動者可以即時解除勞動合同的情形,同時可以要求用人單位支付經濟補償金。

      5.4  無效規章制度不能作為勞動爭議案件

      的處理依據

      前文在規章制度功能中已經論述過,生效的規章制度可以作為確定用人單位與勞動者權利義務關系的依據,如果規章制度無效,自然不能作為勞動爭議案件處理的依據。


      通過上文分析可知,一個生效的規章制度首先要有一個適格的制定主體,規章制度的內容應既合法又合理,規章制度的通過還要經過討論和協商兩大民主程序,最后規章制度要向勞動者公示,只有勞動者知悉了規章制度的內容才能對其適用。一個規章制度想要生效,還不能與勞動合同或集體合同相沖突。公司應及時審查自己的規章制度是否符合新的法律規定,是否符合公司發展的需要,及時對規章制度予以修訂,以便使規章制度一直保持適用的生命力。


      公司只有在認識到規章制度作為公司的內部法律在公司人力資源管理以及勞動者權利保護方面的重要性,才會制定出合法、完善、實用的規章制度。因為規章制度的最終決定權還是由公司掌握,公司可以通過對規章制度內容的專業設計,在保障勞動者法定權益的情況下,規避自身用工風險,增加自身的經營自主權,提高人力資源管理的效率,增強勞動者的積極性,營造更和諧的勞資關系。





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